📁 Μενού: Batch → Ενημέρωση στοιχείων πελατών από Excel

🔹 Περιγραφή λειτουργίας:

Η λειτουργία αυτή επιτρέπει τη μαζική εισαγωγή ή / και ενημέρωση των στοιχείων πελατών από αρχείο Excel. Χρησιμοποιείται για τη γρήγορη καταχώρηση νέων πελατών, την ενημέρωση υπαρχόντων ή την πλήρη αντικατάσταση όλων των εγγραφών του συστήματος.

🔸 Παράθυρο επιλογών

Κατά την εκτέλεση της εντολής εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου, στο οποίο ο χρήστης καθορίζει:

1. Όνομα αρχείου

Επιλέξτε το αρχείο Excel (.xls ή .xlsx) που περιέχει τα στοιχεία πελατών. Χρησιμοποιήστε το κουμπί […] για αναζήτηση του αρχείου.

Στον υποφάκελο Excel\Templates της εφαρμογής (συνήθως βρίσκεται στο C:\Digiplan\sbCRM\Excel\Templates), βρείτε και ανοίξτε το αρχείο προτύπου: Import_Customers.xlsx. Εναλλακτικά μπορείτε να πατήσετε το κουμπί [Πρότυπο αρχείο Excel] για να ανοίξετε το σχετικό αρχείο απ' ευθείας μέσα από την εφαρμογή.

Συμπληρώστε τα στοιχεία των πελατών σας, ακολουθώντας τις στήλες που υπάρχουν στο αρχείο:
Κόκκινη επικεφαλίδα: Υποχρεωτικό πεδίο.
Θαλασσί επικεφαλίδα: Προαιρετικό πεδίο.
Αποθηκεύστε το αρχείο και προχωρήστε στην εισαγωγή του στο πρόγραμμα.

💡 Χρήσιμες συμβουλές:

Μην αλλάξετε τη σειρά ή τα ονόματα των στηλών.
Συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Αν κάποια προαιρετικά δεν ισχύουν, αφήστε τα κενά ή βάλτε “-” όπου επιτρέπεται.
Χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή για ημερομηνίες και αριθμούς σε όλες τις γραμμές.
Αποφύγετε επιπλέον κενές γραμμές στο τέλος του αρχείου.

2. Μέθοδος εισαγωγής

Επιλέγεται μία από τις παρακάτω μεθόδους:

Προσθήκη νέων και Ενημέρωση υπαρχόντων

Οι πελάτες εισάγονται ή ενημερώνονται με βάση το ΑΦΜ. Αν ο ΑΦΜ υπάρχει ήδη στο σύστημα, τα στοιχεία του πελάτη ενημερώνονται.
Μόνο προσθήκη νέων πελατών

Εισάγονται μόνο πελάτες που δεν υπάρχουν ήδη στο σύστημα. Οι εγγραφές με ήδη καταχωρημένο ΑΦΜ παραλείπονται.
Διαγραφή όλων και Εισαγωγή όλων

Όλοι οι πελάτες που υπάρχουν στο σύστημα διαγράφονται και αντικαθίστανται από αυτούς που περιλαμβάνει το αρχείο Excel.

⚠️ ΠΡΟΣΟΧΗ! Η ενέργεια αυτή είναι μη αναστρέψιμη και πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο σε περιβάλλον αρχικοποίησης της εφαρμογής ή μετά από πλήρες backup. Με τη διαδικασία αυτή διαγράφονται επιπλέον όλες οι καταχωρήσεις πελατών στο ημερολόγιο μαζί με τις ενέργειες (actions) που έχουν γίνει.

3. Πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες

✔️ Όταν είναι ενεργό (προεπιλογή), η πρώτη γραμμή του Excel δεν εισάγεται αλλά θεωρείται ότι περιέχει ονόματα στηλών.

🔸 Δομή αρχείου Excel

Το αρχείο Excel πρέπει να περιέχει 24 στήλες, με τα δεδομένα σε αυστηρά καθορισμένη σειρά.
H περιγραφή των στηλών (επικεφαλίδες) μπορεί να είναι οποιαδήποτε, αρκεί τα δεδομένα να βρίσκονται στις σωστές θέσεις.
Οι στήλες μπορεί να μην περιέχουν δεδομένα, αν δεν υπάρχουν. Θα πρέπει όμως να υπάρχουν κενές στη θέση τους.

#	Περιγραφή πεδίου	Τύπος δεδομένων	Παρατήρηση
1	Επωνυμία πελάτη	Κείμενο	max 80 χαρακτήρες
2	Συντομογραφία / άλλος Κωδικός	Κείμενο	max 30 χαρακτήρες
3	Κατηγορία βιβλίων	Ακέραιος	Πίνακας 1: Κατηγορίες Βιβλίων
4	Ενεργός	Ακέραιος	0 = Ανενεργός, 1 = Ενεργός
5	ΑΦΜ	Κείμενο	Βασικό πεδίο αντιστοίχισης (Υποχρεωτικό). Πρέπει να είναι ορθό
6	ΔΟΥ	Κείμενο	max 50 χαρακτήρες
7	Κλάδος δραστηριότητας	Κείμενο	max 50 χαρακτήρες
8	Είδος πελάτη	Ακέραιος	Πίνακας 5: Είδη πελατών
9	Ονοματεπώνυμο υπευθύνου	Κείμενο	max 80 χαρακτήρες
10	Email επικοινωνίας	Κείμενο	max 100 χαρακτήρες
11	Χώρα	Ακέραιος	Πίνακας 50: Χώρες
12	Πόλη	Κείμενο	max 25 χαρακτήρες
13	Οδός	Κείμενο	max 50 χαρακτήρες
14	Αριθμός	Κείμενο	max 10 χαρακτήρες
15	Ταχυδρομικός Κώδικας	Κείμενο	max 15 χαρακτήρες
16	Τηλέφωνο 1	Κείμενο	max 20 χαρακτήρες
17	Τηλέφωνο 2	Κείμενο	max 20 χαρακτήρες
18	Κινητό	Κείμενο	max 20 χαρακτήρες
19	Μέγεθος επιχείρησης	Ακέραιος	Πίνακας 52: Μεγέθη επιχειρήσεων
20	Χειριστής (αρμόδιος χρήστης)	Ακέραιος	Η τιμή θα πρέπει υπάρχει στον πίνακα χειριστών
21	Κωδικός TaxisNet	Κείμενο	max 60 χαρακτήρες
22	Συνθηματικό TaxisNet	Κείμενο	max 60 χαρακτήρες
23	Ημερομηνία έναρξης εργασιών	Ημερομηνία	Μορφή: dd/mm/yyyy
24	Παρατηρήσεις	Μεγάλο Κείμενο	No limit